Työympäristösuunnittelu vastaa tulevaisuuden tarpeisiin

– Kaiken pohjana on osallistava suunnittelu ja sen osana konseptisuunnittelu, jonka avulla määrittelemme tavoitteet ja kokonaisuuden asiakasyrityksen tarpeiden mukaan. Arcolla on toimistoja ympäri Suomea, joten pystymme osallistumaan hankkeisiin sijainnista riippumatta, kertoo Arcon sisustusarkkitehti Kaisa Porkka. 

Arco on mukana suunnittelun alkuvaihteesta lähtien ja ottaa arkkitehtuurissa huomioon tilojen skaalautuvuuden, jaettavuuden, muuntojoustavuuden sekä tulevaisuuden tarpeet.

Työympäristösuunnittelu alkaa strategisella keskustelulla

Työympäristösuunnittelua aloittaessa kaikki alkaa hankkeen tavoitteiden määrittämisestä sekä lähtötietojen kartoituksesta. Tilaajana voi toimia sekä yritys, joka vuokraa tilan että kiinteistön omistaja, joka haluaa kehittää kiinteistön houkuttelevuutta viihtyisien työympäristöjen kautta.

Sisustusarkkitehdit aloittavat työympäristösuunnittelun tutustumalla tilaajan strategisiin, visuaalisiin, toiminnallisiin, ekologisiin ja laadullisiin tavoitteisiin sekä palveluihin ja asiakaskokemukseen. Sen jälkeen käydään strateginen keskustelu yrityksen johdon kanssa. Keskustelussa kirkastetaan yrityksen strategia, visio ja brändi sekä peilataan koko prosessia työympäristösuunnittelun kautta. 

Yhteisten tavoitteiden määrittely on tärkeää tehdä alussa, jotta löydetään oikeat kohteet ja taustatiedot kaikkien osapuolten päätöksenteon helpottamiseksi. Tämä on oleellista myös jatkosuunnitteluprosessin kannalta.- Strategisessa keskustelussa käydään läpi yrityksen budjetit ja investointipäätökset, tiimien tarpeet ja niiden väliset yhteydet, henkilökunnan työtehtävät ja työnteon tavat sekä yrityskulttuuri. Näiden pohjalta kartoitetaan, miten työntekijät kokevat työympäristön viihtyvyyden ja miten se vaikuttaa heidän motivaatioonsa tulla töihin. Sen jälkeen käydään tarve- ja tavoitekeskustelu läpi eri tasoilla, kertoo Arcon sisustusarkkitehti Nina Wester.

Muutosjohtaminen tukee tulevaisuuden työympäristöjä

Sisustusarkkitehdit voivat olla myös muutosjohtamisessa yrityksen tukena. Kiinteistön omistajan kannalta keskitytään enemmän rakennuksen suunnitteluun ja tarkastellaan kiinteistöä kokonaisuutena, mutta tehdään myös erilaisia skenaarioita erilaisista työympäristöistä vuokrauksen tueksi, kun taas vuokraavan yrityksen ollessa kyseessä keskitytään enemmän itse työympäristöön ja työntekijöiden tarpeisiin.

– Arcon arkkitehti- ja suunnittelijatiimi pitää taitonsa jatkuvasti ajan tasalla, jotta he tietävät, mitä yritykset haluavat ja pysyvät ajan hermolla myös vaatimuksista tulevaisuuden toimistojen suhteen, sisustussuunnittelija Kaisa Porkka pohtii.

– Tarpeet muuttuvat jatkuvasti esimerkiksi hybridityön yleistymisen ja muiden työelämän muutosten takia, jolloin esimerkiksi muuntojoustavat tilat voisivat olla vastaus tulevaisuuden työympäristöjä varten, Nina Wester jatkaa.

Myös yhteiskehittämisen mallia hyödynnetään työympäristösuunnittelussa. Tällä työkalulla pyritään varmistamaan osallistavan suunnittelun menetelmien käyttö ja se sopii skaalautuvana sekä kampustasoiseen isompaan aluekehitykseen että pienempiin työympäristön muutoksiin. Arcon etuna on yhteistyö sisustussuunnittelijoiden ja arkkitehtien välillä, jolloin tilat pystytään suunnittelemaan käyttäjien tarpeiden mukaan, olipa kyseessä sitten uudisrakennus tai tilojen muutos.

Osallistava suunnittelu parantaa hyvinvointia ja tuottavuutta

Työntekijöiden tuottavuutta ja hyvinvointia voidaan parantaa työympäristösuunnittelun keinoin juuri heidän työtään tukevaksi. Lopputulemana voidaan vaikuttaa positiivisesti yrityksen arvoihin ja brändiin sekä työntekijöiden motivaatioon.

– Fyysiset tekijät, kuten värit, valot, materiaalit, tuoksut ja äänet ovat tässä vaikuttavia tekijöitä, mutta myös se, minkä tyyppistä työtä tiloissa tehdään. Psyykkisiin tekijöihin taas kuuluu esimerkiksi tilan layoutin kautta saavutettava yhteenkuuluvuuden tunne, ryhmäytyminen ja turvallisuus, sekä tunne siitä, että voi vaikuttaa omaan työympäristöön, Kaisa Porkka kertoo.

Osallistava suunnittelu on keskiössä työympäristön muutoksissa, ja sen kautta varmistetaan oleellisten muutostarpeiden tunnistaminen ja oikeisiin tarpeisiin vastaaminen. Työntekijöitä pyritäänkin projektista riippuen osallistamaan muutoksessa, sillä sen on todettu myös parantavan heidän tyytyväisyyttään. Henkilökunta pääsee itse vaikuttamaan esimerkiksi tilan layoutiin tai väri- ja kalustevalintoihin, mutta myös asiakaspolkuun tai yrityksen sisäisiin prosesseihin liittyviin seikkoihin.

Tarpeita ja eri työtiimien välisiä synergioita herätellään miettimään työpajoissa ja keskustelun kautta. Sisällöt näihin työpajoihin luodaan hankkeen alussa määriteltyjen yhteisten tavoitteiden perusteella, ja ne räätälöidään aina asiakkaan mukaan. Käyttäjien ottaminen mukaan keskusteluun edistää yhteisöllisyyttä ja tiimityötä, kun sen pohjalta suunnitellaan työpaikalle kohtaamispisteitä ja luodaan hyvin suunniteltuja työtiloja, jotka houkuttelevat työntekijöitä toimistolle ja saavat tiimit keskustelemaan keskenään synergioiden kautta.

Työympäristöä kehitetään kokonaisvaltaisesti

Työympäristön ergonomiset tarpeet ja käyttäjäkokemus huomioidaan suunnittelussa osallistavasti kohteen ja ympäristön mukaan. Kiintokalusteita, kuten palvelutiskejä, infopisteitä tai laboratoriokalusteita voidaan suunnitella mittojen mukaan ergonomiset tarpeet, säädettävyys ja esteettömyys huomioiden.

– Monesti yhteisölliset tilat ja toiminnallisesti luontevat kohtaamispaikat voivat puuttua yritystiloista kokonaan tai niissä voi olla käyttöä hankaloittavia rajoitteita, kuten esimerkiksi työskentelyyn sopiva kahvilatila, josta puuttuu laitteiden lataamiseen tarvittavat sähköpistokkeet, tai tiimityötilan viereen sijoitettu hiljainen työskentelytila. Suunnittelussa pyritään ratkomaan näitä haasteita ja huomioimaan tilat kokonaisvaltaisesti, Nina Wester sanoo.

Hyvänä esimerkkinä Arcon aiemmin toteuttamasta hankkeesta toimii Eckes-Graninin Turussa sijaitseviin 70-luvun toimistotiloihin toteutettu kokonaisvaltainen työympäristön muutos, jonne luotiin aiemmin kokonaan puuttunut kohtaamis- ja taukotila. Se on parantanut työntekijöiden kohtaamista ja sisäistä kommunikointia.

Teimme myös Danske Bankille työympäristösuunnittelua, jossa parannettiin olemassa olevia työympäristöjä kahden tiimin kanssa tehdyn osallistavan suunnittelun pohjalta. Puhelintyötä tekeville luotiin tauko- ja virkistysmahdollisuuksia, tilojen akustiikkaa parannettiin ja tiloja tiivistettiin kahdesta kerroksesta yhdeksi kerrokseksi. Yhdessä työskentely ja kahvitaukojen pitäminen helpottui ja työntekijät pystyvät valitsemaan työpisteensä joustavammin.

Kestävät materiaalit ja työkalut työympäristöjen suunnittelussa

Työympäristöjen suunnittelussa hyödynnetään innovatiivisia ja kestäviä rakennusmateriaaleja ja -tekniikoita, jotka ovat nousseet viime vuosina trendiksi. Kestävien valintojen tekeminen vaatii suunnittelijoilta messuilla käymistä, ajan tasalla pysymistä ja tietotaidon päivittämistä, koska sekä liiketoiminnan sertifikaatit että asiakkaiden vaatimukset muuttuvat jatkuvasti. Suunnittelua ohjaavat sertifikaatit, lait ja säädökset ja myös rakennuspaikka sekä sen muu arkkitehtuuri täytyy ottaa huomioon.

Hiilijalanjälkilaskenta on yksi työkalu, jota käytetään kestävien valintojen ja sertifioinnin pohjana. Sen osalta on tehty pilottihankkeita, ja hiililaskenta tulee tulevaisuudessa kiinteämmin osaksi jatkuvaa suunnittelutyötä ja normaalia työskentelymallia.

Esimerkiksi Onvestin tilaamassa Vallilan Alfred-hankkeessa, johon Arco teki arkkitehti-, sisustus- ja maisemasuunnittelun, vertailtiin eri materiaalien hiilijalanjälkeä, ja valinnat tehtiin sen mukaan. Kohteeseen päätettiin tehdä hiilijalanjäljeltään kevyempi savilattia betonilattian sijaan. Myös olemassa olevia kalusteita ja resursseja hyödyntämällä sekä kierrätettäviä tuotteita valitsemalla pystytään tekemään vastuullisempia valintoja.

Teknologian rooli on tärkeää huomioida työympäristöjen suunnittelussa ja budjetissa tuomalla esille mahdollisuuksia integroida sitä rakennettuun ympäristöön. Älytoimistoratkaisut, kuten valaistus, ilmanvaihto ja tilojen käyttöasteen seuraaminen voivat tukea työympäristömuutosprosessin tavoitteista riippuen esim. yhteisöllisyyttä, ekologisuutta ja tuottavuutta.

– Älykkäillä ratkaisuilla voidaan vaikuttaa myös energiatehokkuuteen, kun esimerkiksi vedenkulutus voi olla suoraan näkyvillä wc-tilassa, ja joustavien, kalusteisiin integroitujen työpisteiden avulla vältetään turhia säätöjä. Työntekijät saattavat tulla mieluummin toimistolle, jos he pystyvät näkemään, että siellä on paikalla myös kollegoita, Nina Wester ja Kaisa Porkka kuvailevat.

Miksi käyttää arkkitehtitoimistoa työympäristöjen suunnittelussa?

Arco tarjoaa saman katon alla työskentelevän tiimin, johon kuuluu arkkitehteja ja sisustussuunnittelijoita, jotka pystyvät tekemään myös maisemasuunnittelua, koordinointia ja visualisointia. Työskentely yhteisessä mallissa nopeuttaa ja sujuvoittaa suunnittelua, jolloin lopputulos on saumaton ja laadukas. Tärkeät seikat pystytään huomioimaan suunnittelussa ja toteutuksessa ennakoivasti, jolloin saavutetaan kustannussäästöjä hankkeen lopussa. Saman mallin ääressä työskentely nopeuttaa työskentelyä ja tiedonkulkua, jolloin pystytään löytämään yhteiset ratkaisut ja kompromissit suunnitteluhaasteisiin sekä säilyttämään nopea linja suunnittelussa.

Sisustussuunnittelija ja arkkitehti luovat loppusuunnittelua palvelevan yhteisen vision hankkeelle, jossa huomioidaan tilaajan tavoitteet sekä budjetti. Sisustussuunnittelun osalta tehdään konseptisuunnittelua, jolloin lopputulema on lähellä alussa määriteltyä suunnitelmaa. Suunnittelijalla on myös valmiina yhteistyökumppaneita esimerkiksi sertifikaattien ja materiaalien osalta. Lopputuloksena on ehyt kokonaisuus, jossa ulkopuolen arkkitehtuuri ja sisätilojen suunnittelu tukevat saumattomasti tilaajan visiota, strategiaa ja brändiä sekä vaikuttavat positiivisesti myös yrityskulttuuriin ja työntekijöiden hyvinvointiin.